「メールを書くのに30分かかった」「丁寧な表現が思い浮かばない」——ビジネスメールに時間を取られていませんか。ChatGPTを使えば、状況を伝えるだけで下書きが数秒で完成します。この記事では、基本的な使い方から、そのままコピペして使える例文10選までを紹介します。
基本の指示パターン
ChatGPTにメールを書いてもらうとき、以下の3点を伝えるだけで使える文章が返ってきます。
- 誰に: 相手の立場（取引先の部長、お客様、社内の上司など）
- 目的: メールの用件（依頼、謝罪、お礼など）
- 文字数・トーン: 「200文字程度で丁寧に」「簡潔にカジュアルに」
悪い例 「メールを書いて」
良い例 「取引先の部長に、納期を1週間延長してほしいとお願いするメールを、丁寧なトーンで200文字程度で書いてください」
この3点を指定するだけで、そのまま送れるレベルの文章が返ってきます。
コピペで使える例文10選
以下はChatGPTへの指示文と、返ってくる文章の例です。自分の状況に合わせて一部を書き換えてご利用ください。
1. 依頼メール（納期延長）
指示文 「取引先へ納期を1週間延長してほしいとお願いするメールを、丁寧なトーンで200文字程度で書いてください」
例文
件名：納期のご相談について
お世話になっております。
本件につきまして、社内の都合により当初予定しておりました納期より
1週間ほど猶予をいただけますでしょうか。
ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
2. お礼メール（面談後）
指示文 「先日の打ち合わせ後のお礼メールを、簡潔に150文字程度で書いてください」
例文
件名：先日はありがとうございました
先日はお忙しい中お時間をいただきありがとうございました。
ご説明いただいた内容を社内で共有し、
前向きに検討してまいります。
またご連絡させていただきます。
3. 謝罪メール（ミス・遅延）
指示文 「資料の送付が遅れたことへの謝罪メールを、誠実なトーンで200文字程度で書いてください」
例文
件名：資料送付の遅延についてお詫び
このたびは資料のご送付が遅くなり、大変申し訳ございませんでした。
確認に時間を要し、ご迷惑をおかけしてしまいました。
添付にてお送りいたします。
今後はこのようなことのないよう努めてまいります。
4. 催促メール（返信がない場合）
指示文 「先週送ったメールへの返信がない場合の、やわらかい催促メールを150文字程度で書いてください」
例文
件名：先日のご連絡の件
先日ご連絡いたしました件について、ご確認いただけましたでしょうか。
もしご不明な点があればお知らせください。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。
5. 案内メール（イベント・セミナー）
指示文 「無料オンラインセミナーの案内メールを、参加を促す内容で250文字程度で書いてください」
例文
件名：無料オンラインセミナーのご案内
いつもお世話になっております。
このたび、業務効率化をテーマとした無料オンラインセミナーを開催いたします。
日時：〇月〇日（〇）14:00〜15:30
参加費：無料
申込：〇〇URLより
ご多忙とは存じますが、ぜひご参加ください。
6. 断りメール（提案を断る）
指示文 「取引先からの提案を丁重に断るメールを、関係を壊さないよう配慮した表現で200文字で書いてください」
例文
件名：ご提案についてのご返答
このたびはご提案をいただきありがとうございました。
社内で検討いたしましたが、今回は見送らせていただく運びとなりました。
せっかくのご提案に沿えず大変恐縮ですが、
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
7. 返答メール（問い合わせへの回答）
指示文 「お客様からの価格についての問い合わせに、丁寧に案内するメールを200文字で書いてください」
例文
件名：価格に関するご案内
お問い合わせありがとうございます。
ご質問の料金についてご案内いたします。
基本プランは月額〇〇円（税込）となっております。
詳細はお電話またはメールにてお気軽にご相談ください。
何かご不明な点があればお知らせください。
8. 報告メール（進捗報告）
指示文 「プロジェクトの週次進捗を上司に報告するメールを、簡潔に箇条書き形式で書いてください」
例文
件名：〇〇プロジェクト進捗報告（〇月〇日週）
お疲れ様です。今週の進捗をご報告いたします。
【完了】
・〇〇の資料作成
・取引先との打ち合わせ
【進行中】
・〇〇の見積もり作成（〇日完了予定）
【課題】
・〇〇について確認が必要。ご指示をいただけますと幸いです。
9. 挨拶メール（担当者変更）
指示文 「担当者が変わる際の引き継ぎ挨拶メールを、丁寧に200文字程度で書いてください」
例文
件名：担当者変更のご挨拶
いつもお世話になっております。
このたび担当が変わりましたことをご連絡いたします。
後任の〇〇が引き続き担当させていただきます。
これまでのご厚誼に心より感謝申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
10. 確認メール（日時・内容の確認）
指示文 「打ち合わせの日時と場所を確認するメールを、簡潔に書いてください」
例文
件名：打ち合わせ日程のご確認
お世話になっております。
来週〇月〇日（〇）14時からの打ち合わせについて
確認させてください。
場所：〇〇会議室
議題：〇〇について
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
メールをさらに使いやすくする3つのコツ
コツ1. トーンを一言指定する
「丁寧に」「カジュアルに」「簡潔に」を添えるだけで、文体が大きく変わります。ビジネスメールなら「丁寧に、でも堅苦しくなく」と指定するのがおすすめです。
コツ2. 出力後に自分の言葉を加える
AIが生成した文章は汎用的になりがちです。具体的な数字・固有名詞・自分らしい表現を1〜2か所加えるだけで、格段に使いやすくなります。
コツ3. 「上記の文章をもっと短く」で即修正
長すぎると感じたら「もっと100文字短くして」と追加指示するだけで調整してくれます。一発で完成させようとせず、対話しながら仕上げていきましょう。
まとめ
ChatGPTでビジネスメールを書くポイントは「相手・目的・文字数の3点を指定する」だけです。最初は「なんか機械的な文章かも」と感じるかもしれませんが、自分の言葉を少し加えるだけで自然な文章になります。
メール以外にも、企画書・議事録・SNS投稿など様々な文書作成に応用できます。業種やシーン別のプロンプトテンプレートを探している方にはAidenも参考にしてみてください。